Những điều cần nhớ khi dùng email công ty trao đổi công việc

108

Nếu như người dùng cá nhân thường sử dụng Gmail hay Yahoo mail miễn phí để tạo lập tài khoản cho mình thì trong doanh nghiệp cũng thiết lập một hệ thống email công ty để giúp cho nhân viên trao đổi công việc một cách dễ dàng và đồng bộ hóa hơn. Email công ty vừa tạo ra tính chuyên nghiệp lại giúp sự tương tác được tiến hành nhanh chóng một cách rõ rệt bởi nó đã hạn chế được nhiều sai sót mà email miễn phí không làm được. Tuy nhiên, người dùng email công ty khi trao đổi công việc cũng cần lưu ý một số vấn đề nhằm mang đến sự an toàn trong thông tin của bản thân mình lẫn doanh nghiệp.

nhung-dieu-can-nho-khi-dung-email-cong-ty-trao-doi-cong-viec-1
Khi dùng email trao đổi công việc cần phải chú ý nhiều điều – Ảnh: Sưu tầm

Những điều cần nhớ khi dùng email công ty trao đổi công việc

  • Không nên dùng hộp thư trả lời tự động. Điều này làm cho người nhận băn khoăn không biết bạn đã đọc được thư hay chưa vì khi gửi mail cho bạn chưa đầy 3s sau đã nhận được thư trả lời nhưng lại chỉ là những dòng vô nghĩa. Thế nên hãy bỏ dòng email tự động, khi nào bạn nhận được email và muốn trả lời lại hãy trả lời.
  • Không dùng email công ty để làm việc cá nhân. Đây là điều mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng cấm vì mang danh công ty để làm việc bên ngoài sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh của đơn vị. Chưa kể nếu bị phát hiện ra, có thể bạn sẽ bị truy tố trách nhiệm do sử dụng sai mục đích của email công ty.
  • Không dùng email công ty để chat với đồng nghiệp. Mail công ty thường chỉ để trao đổi công việc mà thôi. Nếu muốn tâm sự thì bạn hãy dùng công cụ khác, sẽ không thiếu phương tiện và kênh truyền thông sẵn sàng giúp bạn điều đó, nên đừng dại gì mà dùng email công ty để những chuyện “thầm kín” bị “đem ra ngoài ánh sáng”. Đến lúc đó, có hối cũng không kịp nữa rồi.
  • Hãy phân loại email theo tính chất của nó. Hằng ngày bạn sẽ nhận được rất nhiều email từ khách hàng đến nội bộ công ty. Và dĩ nhiên, có những email chứa thông tin quan trọng mà bạn cần phải đánh dấu hay lưu trữ lại. Thế nhưng nếu không đánh dấu nhãn hay có dấu sao làm nổi bật, bạn sẽ chẳng thể nào tìm ra được tin nhắn đó nằm ở đâu. Việc lục lại thư làm tốn rất nhiều thời gian của bạn và cả người đợi nhận lại thư trả lời. Thời gian là vàng bạc, bạn không thể như thế mãi. Vậy nên khi nhận được một lá thư nào gửi tới, hãy đánh dấu nhãn cho nó để chúng được xếp vào những thư mục khác nhau như ngăn tủ đựng đồ. Khi nào cần thì cứ thế lấy ra mà thôi. Những việc nhỏ thế này cũng giúp bạn quản lý thông tin của mình tốt hơn đấy.

Phép màu của lời cảm ơn trong email

Vụ email bê bối khiến ứng viên Hillary Clinton “hụt hơi”

Ứng dụng chặn triệt để email rác